Em se tratando de relatório as vezes ocorre dos dados mudarem e não sabermos qual é a versão que está valendo.

Aqui no acervo já ocorreu de um cliente enviar um arquivo para tradução, depois enviar outro e depois mandar email dizendo que não sabia qual era a versão final, ou a mais completa.

Já falamos aqui sobre controle de versão de documentos. Mas se o documento não é seu e você precisa comparar, aqui vai um site bem legal: DiffNow.

O DiffNow compara textos simples - basta colar os txts nos espaços - e pdfs. Também comprara textos do word.
O interessante é que ele destaca cada passagem e classifica as ocorrências em inclusão, exclusão ou mudança.

Então, se precisar comprar arquivos, use o DiffNow.

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Pra você que precisa controlar as versões de seus documentos do Word e tem dificuldade em utilizar o Verjet, o próprio Word possui um sistema que realiza um trabalho parecido.
Vá em Arquivo/Versões, clique em "Salvar uma versão automaticamente ao Fechar" e pronto, este documento terá suas alterações salvas a cada abrir e fechar.

Se você quiser facilitar seus processos, e ter esta funcionalidade por padrão, então siga como indicado:
Geralmente, os documentos do Word são criados a partir do arquivo Normal.dot.
Para o Word, a extensão .dot significa Modelo.

- Crie um documento em branco e como indicado, vá em Arquivos/Versões e marque a opção de salvamento automático;
- Depois vá em Ferramentas/Opções e na aba "Usuário", coloque seu nome na caixa. Isso fará com que o Word saiba quem gravou a versão;
- Salve o documento em branco como Normal1.dot (escolha a extensão .dot na lista) na pasta "Modelos";
- Vá em "Modelos" (normalmente em C:\Dados de Aplicativos\Microsoft\Modelos) e substitua o Normal.dot pelo Normal1.dot (é só renomear o Normal.dot como Normal2.dot e o seu Norma1.dot como Normal.dot).

Pronto. Toda vez que você criar um documento novo, ele já terá controle de versão.

Para ver a versão anterior, basta abrir o documento versionado, clicar em Arquivos/Versões, clicar na data desejada e em seguida "Abrir" na mesma tela. O Word irá dividir a tela com as duas versões, a atual e a pedida.

E mais, se seus documentos forem guardados e acessados via rede, e se seus companheiros de equipe fizerem este mesmo procedimento na máquina deles, então os documentos abertos por outros e alterados, irão aparecer com os nomes dos outros componentes da equipe em suas versões. Simples.

Veja outras dicas de Versionamento e Workflow.

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Como falado no post anterior, existem outras formas de controlar o fluxo de trabalho e as versões de documentos digitais com mais segurança, sem ter que gastar muito.

Se sua instituição não tem dinheiro para instalar um programa tudo-em-um como o Documentum, o jeito é fazer a mesma coisa por partes.

O Process Maker é um programa que cria workflows. Nele é possível elencar os participantes do processo, criar níveis de status e gerar um ambiente onde os participantes saibam exatamente em que parte do processo eles estão sendo acionados (Aprovação, Publicação...), além de ser gratuito. O pessoal da Info publicou uma matéria esclarecedora sobre o programa que pode ajudar.

Controlar quem faz o quê, não quer dizer que as versões anteriores de um documento digital ficam salvas... pra isso você vai precisar de outro programa. O Verjet é um programa simples que realiza backups automáticos toda vez que um documento é alterado. A parte ruim é que um HD pode ficar rapidamente apertado com tanta cópia de um mesmo arquivo.

Existe um outro programa que controla verões com mais eficiência minimizando esse problema de espaço. É o Subversion, mais conhecido como SVN. Ele trabalha com o conceito de repositório. Você tira o documento do repositório (Check out), edita, altera e etc. e depois retorna com o documento para o repositório (Check in) onde o programa detecta as modificações e resguarda a nova cópia como sendo a oficial.

O Subversion não é muito fácil de lidar pois ele roda em nível de DOS. Mas já existe uma interface chamada Tortoise, que facilita o trabalho.
Neste link, vai um tutorial sobre o assunto.

Controlar documentos digitais requer muito esforço por parte do bibliotecário, ainda mais se eles forem consultados com frequência.
Se organizar em pastas não for o suficiente como foi aqui (aqui onde trabalho, quero dizer), o jeito é optar por algum destes programas. O que não vale é limitar o acesso por conta da insegurança...

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