Workflow e Controle de Versão

Como falado no post anterior, existem outras formas de controlar o fluxo de trabalho e as versões de documentos digitais com mais segurança, sem ter que gastar muito.

Se sua instituição não tem dinheiro para instalar um programa tudo-em-um como o Documentum, o jeito é fazer a mesma coisa por partes.

O Process Maker é um programa que cria workflows. Nele é possível elencar os participantes do processo, criar níveis de status e gerar um ambiente onde os participantes saibam exatamente em que parte do processo eles estão sendo acionados (Aprovação, Publicação...), além de ser gratuito. O pessoal da Info publicou uma matéria esclarecedora sobre o programa que pode ajudar.

Controlar quem faz o quê, não quer dizer que as versões anteriores de um documento digital ficam salvas... pra isso você vai precisar de outro programa. O Verjet é um programa simples que realiza backups automáticos toda vez que um documento é alterado. A parte ruim é que um HD pode ficar rapidamente apertado com tanta cópia de um mesmo arquivo.

Existe um outro programa que controla verões com mais eficiência minimizando esse problema de espaço. É o Subversion, mais conhecido como SVN. Ele trabalha com o conceito de repositório. Você tira o documento do repositório (Check out), edita, altera e etc. e depois retorna com o documento para o repositório (Check in) onde o programa detecta as modificações e resguarda a nova cópia como sendo a oficial.

O Subversion não é muito fácil de lidar pois ele roda em nível de DOS. Mas já existe uma interface chamada Tortoise, que facilita o trabalho.
Neste link, vai um tutorial sobre o assunto.

Controlar documentos digitais requer muito esforço por parte do bibliotecário, ainda mais se eles forem consultados com frequência.
Se organizar em pastas não for o suficiente como foi aqui (aqui onde trabalho, quero dizer), o jeito é optar por algum destes programas. O que não vale é limitar o acesso por conta da insegurança...

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