Workflow: automatizando processos

Voltando a falar sobre organização de conteúdo digital, quando mencionei que a criação de pastas facilitou a vida dos jornalistas e não a do bibliotecário, eu quis dizer que dar aos usuários uma forma de organizarem seu trabalho é tão importante quanto organizar o conteúdo (produto) do seu trabalho.

Ao criar um fluxo de como eles deveriam produzir os documentos e onde guardá-los após sua produção, como nomeá-los, é uma forma de restrição; mas uma restrição bem vinda pois elimina a dúvida do que fazer após determinadas etapas.

O fluxo criado fora muito simples, bastando que migrassem seus documentos prontos para a pasta do dia de trabalho. O aprovador verifica a pasta do dia e lê os documentos, aprovando-os ou não. Após aprovação o documento é migrado para uma pasta chamada "Aprovados" até que o publicador passe lá no fim do dia e as publique nas mídias.

É claro que este formato está sujeito a riscos. Quem garante que alguém não vai alterar um documento que o aprovador já tivesse aprovado? Quem garante que alguém, numa rede onde todos tem acesso, não venha a deletar um documento por engano e só dar falta depois?

Existe uma forma automatizada de criar fluxos de trabalho e controle de versões. Normalmente são programas separados. O mercado está cheio deles.

Mas existem alguns softwares que fazem todo o serviço de controle de acesso aos documentos e versionamento. O mais famoso deles é o Documentum da EMC².

O Documentum funciona semelhante a um ambiente fechado. Onde existem pastas que são acessadas através de fluxos de trabalho e permissões.

No nosso caso de exemplo, a coisa todo funcionaria assim: nosso jornalista criaria um primeiro rascunho de sua matéria em seu editor de texto, depois abriria o Documentum e escolheira um dos workflows já listados no programa. Assim, digamos, que seu texto estaria destinado a ser publicado no portal intranet. Ele escolheria o fluxo chamado PORTAL e faria o "upload" de seu texto para o Documentum.

Após preencher os metadados do documento, o jornalista marcaria a opção "encaminhar" e o texto seria encaminhado automaticamente para o Aprovador que cuida das publicações do portal. Ele teria a opção de retornar o documento ao autor do mesmo, se não achasse que está adequado. Se aprovado, o documento é encaminhado para o Publicador, que ao verificar sua caixa de entrada, iniciaria a publicação do texto para o portal de dentro do próprio Documentum.

Isso tudo fica registrado: quem criou, quem aprovou, quem publicou, quantas vezes o documento foi e voltou, quantas alterações teve, todas as versões anteriores ficam disponíveis para consulta... Isso tudo dentro do Documentum...mesmo a caixa de correio.

Existem outros softwares, alguns gratuitos que fazem o mesmo... ao menos em parte. Em outro post eu falo deles...hoje eu estou muito prolixa... até.

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