Organização de conteúdo digital diário

Continuando o papo de ontem sobre a organização de conteúdo digital, em nosso caso tomamos as seguintes medidas.

Primeiro verificamos o modus operandi dos jornalistas, isto é, analisamos sua forma de trabalho.

Notamos que sua produção de textos diários e a publicação do mesmo numa determinada data, atrela o texto àquela data.

Então, o mais importante para eles era localizar o que foi publicado em determinada data, as vezes, determinado texto.

Neste caso não adiantaria ter um repositório com todos os textos, mesmo que eles contivessem a informação da data de publicação... neste caso, a data tinha que ser o repositório.

Por isso, criamos uma estrutura de pastas numa rede de acesso comum. Essas pastas representavam as mídias para as quais os textos eram criados: Portal, Mural, Jornal etc.

Na pasta Portal, como a publicação é diária, criamos pastas dos meses, e dentro, pastas dos dias... simples assim: Pasta "Agosto", e dentro as pastas do "Dia 01", "Dia 02", "Dia 03"... até "Dia 31".

Na pasta Jornal, como nem sempre este é publicado no mês certo, dividimos por ano e dentro, pelo número do Jornal: 2009: Jornal 91, J92, J93 e assim por diante...

O mural e o site externo seguiram a mesma lógica.

Agora, os jornalistas não criam pastas para si. Todos criam seus documentos dentro de cada pasta refente ao trabalho e referente ao dia, num workflow diário.

Quando alguém quer saber o que foi publicado em determinada data é só abrir a pasta correspondente...

Notem que o que foi feito organiza a vida diária dos jornalistas, mas não resolve a vida do bibliotecário...

Para recuperar a informação independente de dia, ou mídia, utilizamos o programa gratuito Google Desktop.

O Google Desktop possibilita que você indique, dentro do link Preferências, exatamente quais pastas deseja que ele indexe.

Uma vez apontado os paths, caminhos, ele realiza a indexação e se torna seu buscador particular para aquelas pastas.

Ele arrola tudo: txt, doc, pdfs, img, cdr, png... mesmo que você não tenha um programa para abrir determinado tipo de documento. Se o documento estiver com o texto da pesquisa no título ou no conteúdo, ele vai trazer no resultado.

Em relação as imagens, o Desktop é muito bom: ele irá recuperar a imagem do "Discurso do presidente", mesmo que a imagem se chame "DCI05030.jpg" se ela estiver na pasta com o termo da pesquisa.

Foi importante criar uma cultura informaional junto aos jornalistas. Ensiná-los da importância de nomear documentos com vistas a sua recuperação, evitar a proliferação de pastas mal identificadas, não deletar o que se tornou histórico....

Nosso trabalho estava só começando...

No próximo post veremos mais um pouco sobre workflow.

|